J’ai eu la chance d’assister à la formation OKR de Tiphanie Vinet et je me suis dit que cela ne s’appliquait pas uniquement aux fonctions produit ou IT. Un grand merci pour sa relecture et de sa patience tout au long de la formation.

Les fonctions transverses sont souvent oubliées quant aux méthodes dites “Agiles”. Et de fait, on les appelle les fonctions “support”. Comme si elles étaient au verbe d’état et non au verbe d’action. Pour autant, il s’agit du moteur de l’entreprise. Ces fonctions sont l’huile dans les rouages et répondent bien plus qu’on ne le pense aux ambitions de l’entreprise.

Dans cet article, nous souhaitons aussi mettre en avant que l’appropriation de cette méthode n’adresse pas 100% du scope des fonctions. Il est important de commencer petit, afin d’encourager ce changement de mindset.

Par exemple : pour l’équipe Paie, il n’est pas possible de challenger cette période inéluctable de fin de mois. Ce n’est donc pas 100% du temps de travail dont il va être question dans les OKR mais bien la partie challengeante.

Nous allons également tenter de décrire la méthode qui permettra à n’importe quelle fonction transverse de l’appliquer. Pour ce faire, elle ne sera pas tel que défini “by the book” et ce volontairement. Il nous semble important de commencer petit pour apprécier travailler différemment.

Nous prendrons en exemple le Recrutement et comment il va impacter plus globalement la croissance de l’entreprise. Vous pourrez le décliner pour votre équipe en suivant la mécanique proposée.

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OKR c’est quoi ?

Objective : on peut parler ici d'ambition. C’est une direction que l’on indique et vers laquelle l’équipe souhaite progresser.

Key Results : ce sont les résultats accompagnés de leurs métriques pour vérifier la bonne trajectoire.

C’est une méthode complémentaire à l’agilité en lien avec la stratégie de l’entreprise, le produit et/ou l’équipe.

Celle-ci permet de s’assurer de la même compréhension d’une vision et de sa déclinaison opérationnelle.

C’est également une manière de donner la main aux équipes et de les rendre autonome sans tomber dans le piège du cycle en V.

WARNING :

• ne pas mélanger OKR et objectifs individuels. Ici ce n’est pas “l’humain” qui est piloté. C’est l'équipe/le service" qui va être challenger avec cette approche.
• ne pas les confondre avec des  KPI

Origines de la méthode

Andy Grove initie la méthode dans les année 70 lorsqu’il rejoint Intel.

Le but ? Comment créer de l’impact.

John Doerr écrira la méthode et l’implémentera chez Google dans les années 2000.

Depuis 2010, de nombreux géants du web et entreprises utilisent cette méthode.

Quels sont les enjeux des OKR ?

La promesse des OKR est d’aller plus loin sans se faire mal.

• répondre à une mission de l’entreprise
• appropriation de la stratégie
• identifier des contributions différentes pour une même stratégie en fonction des équipes
• alignement des équipes pour un meilleur pilotage
• implication naturelle des équipes dans la contribution aux OKR

Donc :

1. OBJECTIVE : je défini l’enjeu par l’ambition

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1. KEY RESULTS : je trouve les mesures pour y répondre

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Solution versus Impact

C’est un niveau de granularité différent qui existe entre ces 2 mots.

L’impact est la conséquence du changement. C’est la valeur de ce que l’on souhaite obtenir

La solution est le livrable que tu mets en place.

La matrice SMART peut être un bon support pour déterminer des OKRs quantifiés et atteignables.

Par exemple : sur la partie Recrutement, il va être important de se poser la question du quantitatif versus le qualitatif. Soit, quel est la taux de transformation entre différentes étapes de recrutement ?

→ la clé c’est redonner du sens sur ce que l’on veut obtenir et se poser les questions des ambitions.

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OKR Tactiques ou définition des objectifs de l’équipe

Commencer de manière frugale pour faire des petits pas et adopter petit à petit un nouveau mindset de mesure et de réponse à enjeux plus global afin de donner du sens à ce que font les équipes au quotidien.

Les OKR permettent de se concentrer et donc de se questionner sur l’impact que l’on veut vraiment

L’OKR tactique va permettre de tester les hypothèses, et permettre d’ajuster la tactique selon les apprentissages.

Idéalement entre 1 et 3 mois en fonction du niveau de l’activité.

Pour rappel, l’enjeu est l’appropriation de cette méthode pour organiser son activité autour de l’impact/la valeur délivrée.

Puis l’équipe chiffrera les KRs.

Les Key Results : c’est l’ensemble des métriques qui mesurent la progression vers l’objectif.

Donc dans l’idéal : 1 Objectif = 2 à 3 KRS max pour avoir suivre de près les mesures.

Définition de l’Objectif tactique

Ne soyez pas gourmands dès le début ! Il vaut mieux avoir peu d’OKR mais de qualité.

L’ingrédient important à la création d’Objectif est la phase de recherche et analyse des données. C’est cela qui va vous permettre d’adresser les bonnes problématiques, celle liées à votre quotidien devant répondre à un objectif plus large.

Par exemple, si j’en reviens au recrutement. Vous identifiez que vous faites beaucoup d’entretiens mais que vous n’arrivez pas à recruter.

Le problème vient peut-être de votre annonce ou de votre filtre. Ce n’est donc pas tant le nombre d’entretiens qu’il va falloir regarder de près mais votre taux de transformation entre chaque étape d’entretien. C’est lui qui va indiquer si votre filtre est trop large et ce qu’il faudrait tester pour s’améliorer et répondre à l’objectif impactant.

Votre contexte est important : car il va jouer sur votre manière de le formuler.

Par exemple, la période que l’on vit actuellement (COVID-19 bonjour !) ne peut pas être mise de côté concernant le recrutement.

N’oubliez pas de modérer la formulation pour vous assurer que c’est raisonnable et donc atteignable (rappel SMART), ce qui permettra de travailler des Key Result testables pendant la période en question !

Par exemple :

OBJECTIF de l’équipe Recrutement pourrait être : Accroître significativement la capacité de recrutement

→ Les critères de succès permettront de définir le "significativement".

Important : partagez vos OKR avec le management et partagez les avec les équipes dont vous dépendez et celles qui dépendent de vous. Cela vous assurera un cadre de test and learn sécurisant et partagé par tous et toutes.

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Data

Comme dit plus haut, c’est cette data que vous allez aller chercher dans votre équipe ou en dehors, tant qu’elle est corrélée à votre activité.

C’est ce qui va vous permettre d’identifier les problématiques actuelles et donc de formuler des hypothèses pour y répondre. Cela vous aide à mieux comprendre votre contexte et se fait donc tout au long de l’année.

Il est important qu’il y ait un garant des OKRs dans chaque équipe pour suivre les évolutions des KRs pendant toute la période

! C’est le garant des OKRs qui va permettent de récupérer la donnée et compiler les infos !

Par exemple, à l’issue de la phase de recherche de des données apparaît que peu de benexters sont capable de faire passer des entretiens techniques de part leur expertise métier.

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Définition des KRs

Il faut d’abord s’aligner sur le quoi plus que sur le combien. C’est cela qui va donner du sens aux équipes et qui va leur permettre de s’aligner sur l’impact à avoir.

Sélectionnez les KRs prioritaires et définir un résultat chiffré illustrant le succès de l’objectif défini plus haut.

Par exemple :

Rappel de l’objectif : Accroître significativement la capacité de recrutement

KR 1 : Augmentation du taux transfo de X sur X entre chaque étape d’entretien

KR 2 : Augmentation de x% de cooptation qualifié

→ n’oubliez de définir “qualifié” en équipe (par ex avec une expérience de 2 ans minimum et en rapport direct avec le/les métiers à recruter)

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Chiffrage des KRs

C’est ce qui actionne la croissance ou la réduction d’une activité.

Le calcul est basé sur une valeur moyenne d’une période passée ou en cours par rapport à un chiffre arrêté. Il sera en % ou en nombre entier.

Nous vous conseillons de choisir un nombre entier pour débuter car il sera plus facile de suivre un tel chiffrage au démarrage de la mise en place d’OKR.

Nous vous invitons fortement à partager les KRs avec les sponsors afin de s’assurer de l’alignement au niveau supérieur.

Par exemple :

Rappel de l’objectif : Accroître significativement la capacité de recrutement

Un premier KR pourrait être : Augmentation du taux transfo de X sur X entre chaque étape d’entretien

Un deuxième KR : Augmentation de x% de cooptation qualifié

Une fois les KRs chiffrés, les membres de l’équipe pourront définir les actions que celle ci aura à réaliser pour permettre la réussite et l’atteinte des KRs

Par exemple :

Action 1: identifier et former 2 benexters capables de faire passer de entretiens

Action 2 : faire 4 sessions de formation au recrutement à destination des benexters confirmés sur leur expertise

Action 3 : recruter 3 confirmés afin de former et monter en compétence 18 benexters juniors

Rétrospectives

Le modèle étant un pendant de l’agilité, nous ne pouvons que vous encourager à réaliser des rétrospectives à chaque fin de période de vos OKRs.

Deux axes se dégagent :

• la méthodologie OKR ( qu’est qui a été bien fait ou pas ? qu’améliorer ? comprendre les points de blocage)

→ Le but est une prise de conscience et de faire les premiers pas dans un changement de mindset : le pilotage par l’impact.

• les résultats obtenus : A-t-on générer le résultat escompté? qu’avons nous appris? qu’avons nous oublié de regarder? La rétro est sur l’impact pur et pas sur autre chose.

→ doit-on passer à un objectif de plus haut ? ou alors refait-on un cycle où on itère de nouveau ?

Conclusion

Pour terminer, n'oubliez pas que les enjeux des OKR sont les suivants :

• Répondre à la mission de l’entreprise
• Une appropriation de la stratégie d’entreprise par tous
• L’identification des contributions des différentes équipes à l’atteinte des objectifs relatifs à cette stratégie
• Un engagement et une implication de tous de l’atteinte des objectifs
• Un alignement du pilotage des équipes et du produit

Une bonne analogie aux OKR serait les étirements. Le principe des étirements est d'essayer d'atteindre un endroit hors de sa portée ou de détendre son muscle pour ne pas avoir de courbatures le lendemain.

À force d'étirements vous commencez à pouvoir aller un peu plus loin, le tout sans vous faire réellement mal.

Une seconde partie est à venir. Nous nous attarderons sur une fois le mindset adopté par l'équipe, comment aller plus loin avec les OKR.

Belle journée !

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